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統(tǒng)一分銷網(wǎng)—PHILIPS案例分析
作者：佚名 日期：2002-1-16 字體：[大] [中] [小]
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企業(yè)管理是一門藝術(shù)，不同的管理者、不同的企業(yè)會有不同的管理模式和管理方法，那么如何將通用企業(yè)管理軟件和企業(yè)實際情況相結(jié)合，構(gòu)建符合企業(yè)特點的管理信息系統(tǒng)？PHILIPS（中國）投資有限公司光源事業(yè)部采用了一種方式，即以通用軟件為基礎(chǔ)，借助二次開發(fā)形成外掛模塊，構(gòu)建PHILIPS分銷商管理信息系統(tǒng)。2000年7月，PHILIPS公司開始與用友軟件公司合作，截止2000年8月31日，對部分分銷商順利完成了系統(tǒng)的安裝、調(diào)試、初始化、試運行、數(shù)據(jù)校驗，9月份開始正式運行。
動因分析
PHILIPS（中國）投資有限公司是荷蘭PHILIPS集團在中國設(shè)立的一家大型獨資企業(yè)，主要從事照明、電子產(chǎn)品生產(chǎn)和銷售，年營業(yè)額數(shù)十億元人民幣。
光源事業(yè)部及其聯(lián)營生產(chǎn)企業(yè)及分銷商之間的關(guān)系結(jié)構(gòu)圖
PHILIPS光源事業(yè)部負責(zé)照明產(chǎn)品在中國境內(nèi)的組織生產(chǎn)和銷售經(jīng)營,其生產(chǎn)和銷售網(wǎng)絡(luò)包括兩個聯(lián)營生產(chǎn)企業(yè)以及分布全國的約200家照明產(chǎn)品分銷商。在分銷商和聯(lián)營生產(chǎn)企業(yè)之間，PHILIPS光源事業(yè)部扮演的角色是生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)之間的紐帶，分銷商采購訂單的匯總和聯(lián)營生產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)指令的制定均由PHILIPS光源事業(yè)部統(tǒng)一完成。
企業(yè)管理包括供應(yīng)鏈在內(nèi)的企業(yè)外延環(huán)境的管理，而供應(yīng)鏈的管理又涉及供應(yīng)鏈各個環(huán)節(jié)的定單、庫存、資金以及信息的流轉(zhuǎn)和分析，以方便企業(yè)決策。在PHILIPS光源事業(yè)部而言，供應(yīng)鏈管理重點集中在分銷系統(tǒng)，而分銷系統(tǒng)的管理重點又在于了解分銷商的業(yè)務(wù)、財務(wù)信息，合理組織聯(lián)營生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)和供應(yīng)，減少各個環(huán)節(jié)的庫存積壓，加速應(yīng)收占用資金周轉(zhuǎn)，以及客觀評價和拓展分銷商網(wǎng)絡(luò)。
大型企業(yè)為了更有效地組織產(chǎn)品生產(chǎn)和市場供應(yīng)，往往會影響供應(yīng)鏈各個環(huán)節(jié)的合作企業(yè)的生產(chǎn)和市場管理方式，將供應(yīng)鏈各個環(huán)節(jié)集成管理，以合作聯(lián)盟的方式建立廣泛供應(yīng)鏈關(guān)系。例如PHILIPS光源事業(yè)部就要求各分銷商建立統(tǒng)一的綜合采購計劃，規(guī)范各分銷商的財務(wù)、業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，并且從各個層面考核分銷商的管理水平、經(jīng)營業(yè)績，以保持總公司的經(jīng)營業(yè)績和企業(yè)形象。
財務(wù)業(yè)務(wù)一體化
管理信息系統(tǒng)的最基本的用途是信息的收集，而信息收集的意義又在于對財務(wù)、業(yè)務(wù)信息的定量分析，從而為企業(yè)的日常管理和科學(xué)決策提供依據(jù)。因此，管理信息系統(tǒng)的定位應(yīng)該是一個企業(yè)生產(chǎn)和銷售的管理系統(tǒng)，其信息既應(yīng)當(dāng)包括生產(chǎn)、銷售、庫存等業(yè)務(wù)信息，也應(yīng)當(dāng)包括采購、應(yīng)收等財務(wù)信息。
企業(yè)管理軟件應(yīng)當(dāng)是財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化的信息管理系統(tǒng)，只有財務(wù)、業(yè)務(wù)信息集成且實時采集，才能有效地進行業(yè)務(wù)控制和管理分析。PHILIPS光源事業(yè)部要實現(xiàn)對各分銷商財務(wù)、業(yè)務(wù)的管理和控制，其信息收集就必須達到財務(wù)業(yè)務(wù)一體化水平。
PHILIPS公司聘請了普華永道（PWC）和REL兩家國際著名咨詢公司，對PHILIPS公司和200多家分銷商進行了調(diào)研分析。根據(jù)咨詢結(jié)果，用友軟件公司制定了分銷系統(tǒng)解決方案。在該方案中，針對PHILIPS公司分銷商的普通業(yè)務(wù)，各分銷商將統(tǒng)一配置用友V8.12ACCESS版軟件,以保證財務(wù)、業(yè)務(wù)信息的一致性；結(jié)合PHILIPS公司特殊的管理需求，用友公司可通過二次開發(fā)為各分銷商定制定外掛模塊，并且在通用系統(tǒng)和外掛模塊之間實現(xiàn)無縫連接。
PHILIPS公司的分銷管理系統(tǒng)包括了總賬、應(yīng)收應(yīng)付、UFO表等財務(wù)系統(tǒng)模塊，又包括了采購管理、庫存管理、存貨核算和銷售管理等購銷存業(yè)務(wù)系統(tǒng)模塊。通過二次開發(fā)，分銷管理系統(tǒng)增加了報表系統(tǒng)作為基礎(chǔ)軟件的外掛模塊，該報表系統(tǒng)主要包括供應(yīng)鏈管理模塊和應(yīng)收款管理模塊。
系統(tǒng)評析
PHILIPS分銷商管理信息系統(tǒng)的特點是財務(wù)業(yè)務(wù)協(xié)同管理，其重點是供應(yīng)鏈管理和應(yīng)收款管理。從PHILIPS分銷商管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程可以看出，財務(wù)系統(tǒng)、購銷存系統(tǒng)以及報表系統(tǒng)三個系統(tǒng)實現(xiàn)了信息的共享和集成，企業(yè)實現(xiàn)了財務(wù)、業(yè)務(wù)的協(xié)同管理，真正實現(xiàn)了企業(yè)管理軟件從核算型到管理型的飛躍。
財務(wù)業(yè)務(wù)協(xié)同 業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基本功能是收集企業(yè)業(yè)務(wù)信息，而財務(wù)系統(tǒng)則是以貨幣做為計量單位將企業(yè)的業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)化為財務(wù)信息。PHILIPS財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)高度集成，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息到財務(wù)信息的自動轉(zhuǎn)換，解決了手工條件下財務(wù)信息的滯后問題，提高了財務(wù)信息的正確性，保證了財務(wù)業(yè)務(wù)信息的一致性，節(jié)約了人力資源成本。此外，系統(tǒng)內(nèi)部各模塊之間的財務(wù)業(yè)務(wù)信息共享為業(yè)務(wù)控制提供了軟件基礎(chǔ)。
從企業(yè)管理軟件的應(yīng)用效果來看，信息的收集和集成是其第一個層面的效用，業(yè)務(wù)控制、管理分析乃至決策支持的實現(xiàn)是其更高的目標(biāo)，高層目標(biāo)的實現(xiàn)必須以信息的及時、準(zhǔn)確、詳盡為基礎(chǔ)。財務(wù)業(yè)務(wù)一體化為采用定量分析方法展開企業(yè)管理提供了信息基礎(chǔ)，為高層目標(biāo)的實現(xiàn)提供了前提條件。
供應(yīng)鏈管理 供應(yīng)鏈管理是利用管理信息系統(tǒng)提供的財務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對采購、銷售和庫存進行管理。
在PHILIPS公司分銷商管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程中，采購系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、存貨系統(tǒng)、應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)以及報表系統(tǒng)在企業(yè)的銷售和采購之間形成一個閉循環(huán)，PHILIPS公司可根據(jù)歷史銷售情況和市場情況進行銷售預(yù)測，然后利用財務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理采購、銷售和庫存，編制采購計劃。采購商品入庫后，PHILIPS公司將根據(jù)商品銷售的歷史數(shù)據(jù)，確定下一個銷售生產(chǎn)周期的銷售預(yù)測。
在此循環(huán)中，銷售預(yù)測和采購計劃是其中的關(guān)鍵因素。PHILIPS公司是在收集和分析來自分銷商的銷售渠道數(shù)據(jù)、歷史銷售記錄、預(yù)計銷售額、每種產(chǎn)品預(yù)計銷售額等多方面信息的基礎(chǔ)上生成銷售預(yù)測。而PHILIPS分銷商的采購計劃是在銷售預(yù)測的基礎(chǔ)上，綜合考慮公司的庫存戰(zhàn)略，采用定量分析與定性分析相結(jié)合，人工與計算機相結(jié)合的方式編制。
銷售預(yù)測不僅為采購計劃的編制提供了可靠依據(jù)，而且銷售預(yù)測是對銷售情況進行比較分析時的可比對象。在PHILIPS供應(yīng)鏈管理模塊中可以進行月銷售預(yù)測誤差分析：對所有的渠道的每月實際銷售額和預(yù)測銷售額進行對比，找出差異，并進一步查找形成差異的原因，針對原因采取相應(yīng)的措施。
應(yīng)收帳管理 應(yīng)收賬款在企業(yè)流動資產(chǎn)中往往占有很大的份額，應(yīng)收賬款雖然是企業(yè)資產(chǎn)的一部分，但是它具有很大的變現(xiàn)風(fēng)險和信用風(fēng)險。為了在加強應(yīng)收管理的同時，避免對企業(yè)的銷售情況造成不利影響，PHILIPS公司分銷商管理信息系統(tǒng)從事前、事中和事后對應(yīng)收賬款進行全面管理，其中最重要的方式是客戶的信用控制。
所謂信用控制，就是對每一個客戶，PHILIPS分銷商將綜合考慮其銷售歷史數(shù)據(jù)、銷售預(yù)測數(shù)據(jù)、客戶付款情況、企業(yè)銷售策略以及客戶的賒銷期等因素，采用定量分析的方法，為每個客戶制定一個信用額度。在進行銷售業(yè)務(wù)處理時，在信用額度范圍內(nèi)才允許賒銷，超出額度必須采用現(xiàn)銷方式。對一些欠款數(shù)額大或者期限長的客戶，PHILIPS分銷商需要對其欠款情況進行跟蹤分析，對其超期欠款進行賬齡分析，并查找超期的原因，針對不同原因采取不同的應(yīng)收款管理措施。PHILIPS公司采用信用控制方式對應(yīng)收賬款進行事前控制，可從源頭控制應(yīng)收數(shù)量、保證應(yīng)收質(zhì)量。
針對爭議款項和拖欠時間過長的款項的存在，PHILIPS公司分銷商管理信息系統(tǒng)提供了有關(guān)輔助管理信息，主要包括爭議款項管理和借款管理兩種。爭議款項管理，即針對發(fā)票退票和退貨轉(zhuǎn)采購等情況，PHILIPS公司可以在銷售發(fā)票備注處和采購發(fā)票列表中選擇不同種爭議原因（如發(fā)票錯誤、產(chǎn)品質(zhì)量問題等），并統(tǒng)計每種爭議的金額。對金額最大，次數(shù)最多的爭議需要進一步進行核實，進行跟蹤分析。催款管理，即針對不同的欠款期限給出不同的催款函，協(xié)助有關(guān)人員進行催款工作。
PHILIPS公司分銷商管理信息系統(tǒng)融合了PHILIPS公司科學(xué)管理方法、先進的軟件開發(fā)技術(shù)和用友多年積累的國內(nèi)財務(wù)操作的理解，在完成有關(guān)財務(wù)和業(yè)務(wù)核算功能的基礎(chǔ)上，對企業(yè)的日常財務(wù)、業(yè)務(wù)給出了定量分析和定性分析相結(jié)合的管理方法，并為企業(yè)的高層決策工作提供了輔助信息。PHILIPS公司分銷商管理信息系統(tǒng)將企業(yè)管理和信息化建設(shè)融為一體，脫離了單一的財務(wù)軟件范疇，構(gòu)建了一個管理型的信息系統(tǒng)。
張瑞君 中國人民大學(xué)
趙熙 管連生 北京用友軟件股份有限公司